Plusieurs démarches sont obligatoires lors de l’organisation d’une manifestation sur le territoire communal. Informez-vous sur les démarches à effectuer et les formulaires à transmettre.
Demander l’autorisation auprès du Maire
L’organisation de toute manifestation nécessite l’autorisation du Maire. Vous devez adresser, au moins 2 mois avant la date prévue de l’évènement, le Formulaire de déclaration d’une manifestation.
Déclarer votre manifestation en ligne
Dossier de sécurité en cas de changement d’affectation des locaux
Lorsque l’utilisation d’une salle communale implique un changement d’affectation de l’usage des locaux (ex : spectacle dans une salle de sports, … ), l’association, en lien avec la Commune, doit déposer un dossier de sécurité dans le cadre des réglementations nationales. Aussi, il revient à l’association d’informer la Commune d’un tel type d’évènement au moins deux mois à l’avance. Une fois le dossier compléter par l’association et remis en Mairie, il sera ensuite transmis aux pompiers pour avis et recommandations.
L’association s’engage à respecter ces recommandations, même si cela implique des changements dans l’organisation de son évènement.
Remplir le dossier de sécurité
Demander des autorisations particulières
- Auprès de la mairie, au moins 15 jours avant la date prévue :
- Ouverture d’un débit de boissons temporaire
- Vente au déballage
- Feux d’artifice
- Auprès d’autres organismes (SACEM, GUSO,…)
Toutes les demandes à effectuer
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Bénéficier d’une aide technique
La Ville d’Écouflant met à disposition des associations du matériel municipal pour l’organisation de manifestations.
Pour obtenir le matériel souhaité, la demande doit être effectuée 2 mois avant et au plus tard 15 jours avant la manifestation, selon les modalités suivantes :
- Matériel (abris, barrières de sécurité, sonorisation, remorque,…) en faisant la demande en ligne sur : https://reservation-salle.3douest.com/ecouflant
Bénéficier d’une mise à disposition ponctuelle de salle
Une mise à disposition gratuite est accordée aux associations une fois par an exclusivement pour les salles suivantes :
- Les Champs du Bourg
- La Salle festive
Selon la disponibilité, la Ville peut mettre à disposition gracieusement des salles de réunion aux associations qui organisent leur assemblée générale en semaine du lundi au jeudi soir.
Pour pré-réserver une salle :
- Consultez le planning https://salle.3douest.com/internaute.php?module=ecouflant
- puis réserver en ligne : https://reservation-salle.3douest.com/ecouflant
Faire un appel à bénévoles
Vous avez besoin de bénévoles dans l’organisation de votre manifestation ?
Votre recherche sera communiquée aux Écouflantais sur la page Je participe à la vie d’Écouflant.